Fichtelink — Benutzerhandbuch

1. Voraussetzungen

Fichtelink nutzt Passkeys statt Passwörter. Sie melden sich mit Face ID, Touch ID, Windows Hello oder einem Sicherheits-Schlüssel an — es gibt kein Passwort, das man vergessen oder das geleakt werden könnte.

Sie brauchen ein Gerät, das Passkeys unterstützt:

• iPhone/iPad ab iOS 16
• Android ab Version 9
• aktuelles macOS / Windows / Linux mit modernem Browser

Außerdem läuft Fichtelink ausschließlich über HTTPS — das ist für Passkeys technisch zwingend und unter der gewohnten Adresse Ihrer Installation bereits eingerichtet.

2. Registrieren und Anmelden

Konto anlegen

1. Auf der Startseite „Registrieren" wählen.
2. Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse eingeben und „Aktivierungs-Link anfordern" klicken.
3. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Aktivierungs-Link. Diesen Link öffnen.
4. Auf der Seite „Passkey einrichten" klicken Sie auf „Passkey einrichten"; Ihr Gerät fragt nach Face ID / Touch ID / Windows Hello / Sicherheits-Schlüssel. Optional können Sie dem Passkey eine Bezeichnung geben (z. B. „iPhone", „Arbeit-Laptop").
5. Fertig — Sie sind angemeldet.

Sie haben eine Einladung erhalten? Dann ist der Einladungs-Link gleichzeitig Ihr Aktivierungs-Link — ein Klick aktiviert das Konto, richtet den Passkey ein und trägt Sie direkt in die Liste ein. Siehe Abschnitt 5.

Anmelden

1. „Anmelden" wählen.
2. Klicken Sie auf den Anmelde-Button — der Browser zeigt Ihnen die verfügbaren Passkeys an (beschriftet mit Ihrem Namen).
3. Den eigenen Passkey auswählen und mit Face ID / Touch ID / o. ä. bestätigen.

Eine E-Mail-Eingabe ist in der Regel nicht nötig — der Browser bietet Ihre Passkeys direkt an.

Nach dem Anmelden landen Sie direkt in einer Listenansicht — es gibt keine zusätzliche Startseite. Welche Liste angezeigt wird, ist die zuletzt geöffnete (oder die erste Ihrer Listen).

3. Passkeys verwalten

Über das Menü oben rechts → Mein Profil → Passkeys (bzw. direkt „Passkeys") können Sie:

• weitere Passkeys hinzufügen (z. B. zusätzlich zum iPhone noch den Laptop). Mehrere Passkeys sind ausdrücklich erwünscht — sie sind Ihr Schutz gegen Geräteverlust.
• einzelne Passkeys löschen (z. B. bei einem abgegebenen Altgerät).

4. Die Startseite: Meine Listen & Formulare

Das Menü oben rechts (Ihr Name) führt zu „Meine Listen & Formulare". Dort finden Sie:

• alle Listen, in denen Sie Mitglied oder Admin sind,
• alle Formulare, bei denen Sie eingetragen sind,
• darunter ggf. öffentliche Listen, denen Sie noch nicht beigetreten sind.

Über „Neue Liste anlegen" erstellen Sie eine eigene Unterliste (sofern Sie dazu berechtigt sind — die obersten Listen einer Installation richtet der Super-Admin ein).

Über das Menü erreichen Sie außerdem jederzeit Mein Profil und die Abmelden-Funktion. Innerhalb einer Liste gibt es oben einen Listen-Umschalter, um schnell zwischen Ihren Listen zu springen.

5. Einer Liste beitreten

Es gibt drei Wege in eine Liste:

a) Persönliche Einladung

Ein Admin lädt Sie per E-Mail ein. Sie erhalten einen Link:

• Sie haben noch kein Konto: Der Link führt durch Registrierung (E-Mail-Bestätigung + Passkey). Die E-Mail-Adresse ist vorausgefüllt, kann aber korrigiert werden (z. B. wenn Sie Ihre persönliche statt der geteilten Familienadresse möchten). Danach werden Sie automatisch in die Liste eingetragen.
• Sie haben bereits ein Konto: Ein Klick + Anmeldung mit dem Passkey, und Sie landen direkt im Eintrag-Formular mit bereits ausgefülltem Namen — nur noch speichern. Kein neuer Passkey, keine Daten doppelt eingeben.

b) QR-Code

Listen ohne persönliche Einladung können einen QR-Code haben — z. B. ausgehängt beim Elternabend. Sie scannen ihn, registrieren sich (falls nötig) und treten bei. QR-Codes laufen nach kurzer Zeit ab.

c) Öffentliche Listen

Öffentliche Listen erscheinen in der Übersicht und können direkt geöffnet werden.

6. Mein Eintrag: Daten erfassen und pflegen

Jede Person hat pro Liste höchstens einen Eintrag. Wie Sie sich eintragen, hängt von der Art der Liste ab:

Listen „über sich selbst" (z. B. VHS-Kurs, Förderverein)

• In der Liste auf „Mich eintragen" klicken.
• Ihre Felder ausfüllen (Name ist gesetzt, dazu z. B. Telefon, Adresse).
• Speichern. Später bearbeiten Sie ihn über „Mein Eintrag bearbeiten" im Menü.

Schulklassen-Listen (Sie tragen z. B. Ihr Kind ein)

Hier ist das Mitglied das Kind, und Sie selbst (sowie ggf. ein zweiter Elternteil) sind als zugehörige Bezugspersonen hinterlegt.

1. Im Menü „Mitglied (z. B. Kind) hinzufügen" wählen.
2. Den Namen des Kindes und dessen Felder eintragen.
3. Sich selbst als Bezugsperson erfassen (Name, Rolle wie „Mutter von" / „Vater von" / „Erziehungsberechtigte von", Telefon, Adresse, E-Mail).
4. Optional eine zweite Bezugsperson (zweiter Elternteil) gleich mit anlegen.

Die Klassenliste zeigt dann eine Zeile pro Kind mit den Daten des Kindes und daneben pro Elternteil dessen Name, Adresse, Telefon und (falls freigegeben) E-Mail — so wie die gewohnte Papier-Klassenliste, nur dass jeder selbst bestimmt, was davon sichtbar ist.

Wer darf einen Eintrag bearbeiten?

• Sie selbst Ihren eigenen Eintrag.
• Erziehungsberechtigte den Eintrag des von ihnen erfassten Kindes.
• Listen-Admins dürfen Werte korrigieren (Moderation) — aber nicht die Sichtbarkeits-Einstellungen ändern. Die gehören immer der betroffenen Person.

7. Wer sieht was? Die Sichtbarkeit steuern

Im Bearbeiten-Dialog eines Eintrags hat jedes Feld eine Zeile „Sichtbar für:" mit Auswahlkästchen. Damit entscheiden Sie pro Feld und pro Zielgruppe, wer den Wert sehen darf. Zielgruppen sind z. B. „Mitglieder dieser Liste" oder „öffentlich".

• Der Name ist eine eigene Zeile ganz oben. Geben Sie ihn für niemanden frei, erscheint statt des Namens ein ?N (eine Platzhalter-Nummer pro Listenansicht).
• Die E-Mail-Adresse ist standardmäßig verborgen (Opt-in). Sie müssen sie ausdrücklich freigeben, damit andere Mitglieder sie sehen.
• Manche Felder sind durch die Vorlage immer öffentlich — das steht dann direkt am Feld („Dieses Feld ist immer öffentlich").
• Listen-Admins und Super-Admins sehen Name und E-Mail immer — das ist für Moderation, Mail-Freigaben und Verwaltung nötig.

8. E-Mail an eine Liste senden und empfangen

Jede Liste hat eine eigene E-Mail-Adresse (z. B. 5a@…). Wer dorthin schreibt, erreicht alle Mitglieder.

Als Mitglied an die Liste schreiben

1. Sie schreiben ganz normal eine Mail an die Listenadresse.
2. Fichtelink sendet Ihnen eine Bestätigungs-Mail mit einem Freigabe-Link.
3. Erst nach Ihrem Klick auf diesen Link wird die Mail an die Mitglieder weitergeleitet.

Dieser Zwischenschritt ist der Schutz davor, dass jemand in Ihrem Namen an die Liste schreibt. Auf der Freigabeseite können Sie zusätzlich wählen:

So bleibt Ihre Adresse verborgen, Antworten kommen aber dennoch bei Ihnen an.

Wenn jemand schreibt, der kein Mitglied ist

Dann geht der Freigabe-Link an einen Listen-Admin, der entscheidet, ob die Mail weitergeleitet wird.

Empfangen

Listenpost landet automatisch in Ihrem Postfach. Antworten Sie wie auf jede normale Mail — die Zustellung an den ursprünglichen Absender regelt Fichtelink.

9. Formulare: sich für Aktionen eintragen

Formulare sind für Selbst-Eintragungen zu Aktionen gedacht — etwa Helferlisten oder Kuchen-Spenden für ein Schulfest. Sie bekommen meist einen Link zugeschickt (oder scannen einen QR-Code) und können das Formular auch ohne Anmeldung ansehen. Zum Eintragen ist eine Anmeldung nötig — beim ersten Klick werden Sie durch Anmeldung/Registrierung geführt und landen danach wieder beim Formular.

Ein Formular kann zwei Arten von Mitmach-Teilen haben:

Positionen / Plätze (Slots)

Eine Tabelle mit Positionen und Kapazität, z. B. „Aufbau Freitag 14–15 Uhr, 2 Plätze". Sie sehen pro Position „X/Y" belegt und „noch N frei".

• „Eintragen" belegt einen freien Platz.
• „Sichtbarkeit ändern" stellt ein, ob Ihr Name/Ihre E-Mail anderen angezeigt wird.
• „Austragen" gibt den Platz wieder frei.

Ist Ihr Name verborgen, erscheint die Position als „vergeben".

Freitext-Beiträge

Eine offene Liste, z. B. „Wer bringt was mit?". Sie tragen einen Text ein (z. B. „Apfelkuchen").

• „Beitrag eintragen" / „Meinen Beitrag bearbeiten" / „Entfernen".
• Der Beitragstext ist immer sichtbar; Ihr Name erscheint als „anonym", wenn Sie ihn verbergen.

10. Messenger (Matrix-Klassenraum)

Optional bietet eine Installation pro Klasse einen Matrix-Chatraum für kurzfristige Infos (z. B. „Ausflug wegen Wetter abgesagt") — parallel zur E-Mail.

So verbinden Sie sich (über Mein Profil → Messenger-Zugang):

1. Eine Matrix-App installieren (z. B. Element X, FluffyChat, SchildiChat).
2. In der App „Anmelden" wählen.
3. Als Benutzername die angezeigte Matrix-ID eintragen (falls nach dem Server gefragt: den angezeigten Servernamen eingeben).
4. Das angezeigte Passwort eingeben.

Danach empfangen Sie die Klassen-Nachrichten in der App. Auf dem Desktop erleichtert ein QR-Code das Weiterreichen an Ihr Handy.

11. Eintrag umziehen oder löschen

Beides finden Sie unten im Bearbeiten-Dialog des Eintrags:

• Umziehen („In eine andere Klasse/Liste umziehen"): Stellt einen Umzugs-Antrag. Der Admin der Zielliste muss zustimmen. Bei Schulkindern ziehen die zugehörigen Bezugspersonen automatisch mit. Wird der Umzug angenommen, übernimmt die Zielliste Ihre Werte 1:1.
• Löschen: Entfernt Ihren Eintrag (nach Rückfrage). Sie können sich — und von Ihnen verwaltete Personen — ohne Zustimmung aus einer Liste austragen.

12. Konto-Wiederherstellung bei Geräteverlust

Haben Sie Ihren Passkey verloren (z. B. auf dem Smartphone oder im Geräte-Schlüsselbund gelöscht), können Sie sich selbst wieder Zugang verschaffen — ohne Admin:

1. Auf der Anmeldeseite „Passkey verloren? Zugang wiederherstellen" wählen (oder direkt /auth/recover/).
2. Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse eingeben.
3. Sie erhalten eine Mail mit einem Link zum Einrichten eines neuen Passkeys — auf diesem oder einem anderen Gerät.
4. Link öffnen, neuen Passkey anlegen, fertig. Sie sind angemeldet.

Ihre Daten, Mitgliedschaften und Familienbeziehungen bleiben dabei vollständig erhalten. Bestehende Passkeys bleiben ebenfalls erhalten — einen nicht mehr funktionierenden (z. B. den des alten Handys) können Sie nach der Anmeldung unter Mein Profil → Passkeys selbst entfernen.

Falls Sie auch keinen Zugriff mehr auf Ihr E-Mail-Postfach haben oder die Wiederherstellung nicht klappt, hilft Ihr Listen-Admin (bei Schulklassen die Elternvertreter) bzw. — in letzter Instanz — der Super-Admin weiter.

13. Für Listen-Admins

Jede Liste hat eine oder mehrere Admins. Wer das ist, hängt von der Art der Liste ab:

• Bei Schulklassen-Listen sind das in der Regel die Elternvertreter.
• Bei anderen Listen (VHS-Kurs, Förderverein o. ä.) ist es zunächst die Person, die die Liste ins Leben gerufen hat — wer eine Liste erstellt, wird automatisch ihr Admin. Weitere Admins können ergänzt werden.

Admin-Funktionen erscheinen im Menü oben rechts unter „Administration" (nur sichtbar, wenn Sie Admin der jeweiligen Liste sind). In der Liste sehen Sie außerdem den Hinweis „Sie sind Admin dieser Liste.".

Mitglieder verwalten

• Mitglied einladen: E-Mail-Adresse eingeben; optional eine bereits registrierte Person per Auswahl direkt adressieren. Der/die Eingeladene bekommt einen Link (Registrierung oder Ein-Klick-Beitritt).
• QR-Codes: Beitritts-QR-Codes erzeugen (z. B. für den Elternabend). Jeder Code läuft nach 48 Stunden ab und kann jederzeit widerrufen werden.
• Admins: weitere Admins hinzufügen oder die Rolle übergeben (Admin-Übergabe). Eine Liste darf nie ganz ohne Admin zurückbleiben — vor dem eigenen Austritt zuerst eine Nachfolge bestimmen. Auch die Übergabe verlangt zwingend eine Anmeldung des Nachfolgers.

E-Mail moderieren

• Schreibt ein Nicht-Mitglied an die Liste, erhalten Sie einen Freigabe-Link und entscheiden über Weiterleiten oder Ablehnen.

Schulklassen-spezifisch

• Kohorten-Daten: Jahrgangsstufe, Klassenzug (a/b/c …) und Bildungsgang (G8/G9) pflegen — Grundlage für den Schuljahres-Übergang.
• Umzugs-Anträge: Anträge von Schülern, die in Ihre Klasse wechseln wollen, annehmen oder ablehnen.

Funktionen, die dem Super-Admin vorbehalten sind

Einige Funktionen erscheinen nur beim Super-Admin der Installation — etwa das Senden von Test-Mails, der Schuljahres-Übergang (Rollover) und die Verwaltung von Vorlagen, obersten Listen und Aggregat-Aliasen (eltern@…). Diese sind im Super-Admin-Handbuch beschrieben.

14. Häufige Fragen

Ich habe kein Passwort bekommen — wie melde ich mich an?
Fichtelink hat keine Passwörter. Sie melden sich mit Ihrem Passkey an (Face ID, Touch ID, Windows Hello oder Sicherheits-Schlüssel).

Sehen jetzt alle meine Telefonnummer / E-Mail?
Nur, wenn Sie das Feld freigeben. Standardmäßig ist die E-Mail verborgen. Die Sichtbarkeit stellen Sie pro Feld im Bearbeiten-Dialog ein (Abschnitt 7).

Ich habe mein Handy verloren / den Passkey gelöscht.
Wenn Sie einen zweiten Passkey haben (anderes Gerät), melden Sie sich einfach damit an und löschen den alten. Sonst fordern Sie über „Passkey verloren? Zugang wiederherstellen" auf der Anmeldeseite selbst einen neuen Einrichtungs-Link an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse an (Abschnitt 12).

Warum muss ich meine eigene Mail an die Liste erst per Link freigeben?
Das verhindert, dass jemand in Ihrem Namen an die Liste schreibt (Abschnitt 8).

Kann ich aus einer Liste wieder austreten?
Ja — im Bearbeiten-Dialog über Löschen. Ausnahme: Sie sind der einzige Admin (Abschnitt 11).

Beide Elternteile teilen sich eine E-Mail-Adresse — geht das?
Ja. Jeder legt ein eigenes Konto mit eigenem Passkey an; beim Anmelden wählt jeder seinen eigenen Passkey aus, auch auf einem gemeinsamen Gerät.